15581858-illustration-of-many-colorful-balls-firework

Informacioni i shumtë dhe ndikimi i tij në produktivitet

Nga Nikolla Tore – Në “muajin e mjaltit” në të cilën gjendet akoma lidhja jonë me teknologjitë e informacionit dhe revolucioni që ato sollën në komunikim, përveç lumturisë dhe lehtësimeve që përjetojmë prej tyre, është e vështirë të shmangim edhe “anën e tyre të errët”. Kjo anë është shumëllojshmëria e informacioneve që po na mbytin dhe të cilën studiuesit e karakterizojnë si “kushurirë të parë” të shpërqëndrimit të vëmendjes, armik të produktivitetit, nënvleftësuese të kreativitetit dhe në një analizë të fundit thuhet se i bën punonjësit të pakënaqur kundrejt detyrës së tyre në një kompani.

Fillimisht këto anë negative kanë të bëjnë me menaxherët e lartë dhe CEO-t. Ata, përqëndrimi i vëmendjes së të cilëve është absolutisht i rëndësishëm dhe u duhet shumë kohë pa ndërprerje, për të bashkuar informacione nga burime të ndryshme, për të marrë parasysh efektet, për të zbatuar vendimet, të kalojnë në ndryshime-veprime. Të gjitha këto për të marrë së fundmi  vendimet e sakta. Këtë na thotë edhe një studim rreth drejtuesve të korporatës McKinsey, që na sugjeron se nevojet shumë kohë, pa shpërqendrim të vëmendjes së drejtuesve, në mënyrë së vendimet të jenë efektive. Megjithatë duhet thënë se ky shpërqëndrim nuk rritet vetëm nga ndikimi i epokës së teknologjisë, por nga çfarëdo që është një “histori e vjetër” (gjithçka që sjellim në mendjen tonë pa patur lidhje me punën).

Në të vërtetë, që prej vitit 1967 mjeshtri i menaxhimit ndër vite, Peter Drucker, e analizon çështjen e marrjes së informacionit në librin e tij “The Effective Executive”. Pra edhe pse shumë gjëra kanë ndryshuar që nga ajo kohë, sfidat qëndrojnë të ngjashme, si edhe vështirësitë për t’i përballuar efektivisht. Janë të shumta korporatat që pranojnë faktin se “kompanitë e paguajnë shtrenjtë” kur drejtuesit e tyre përfshihen në degët e shumë-informimit përgjatë ushtrimit të detyrave të tyre ditore. Kompanitë kanë vendosur në dispozicion të drejtuesve të tyre mjete dhe teknika që limitojnë gabimet e tyre në labirintin e informacioneve.

Nga një studim i Microsoft del se përveç kohës që drejtuesit e humbasin për kontrollin e e-maileve, kjo ndërprerje i drejton ata të merren edhe aplikacione të tjera në kompjuterin e vet, që tërheqin akoma më shumë vëmendjen e tyre.

Edhe punonjësit në moshë të rë të cilët kanë njouri dhe i përdorin shumë pajisjet elektronike, u duhet periudhë e gjatë kohe pa ndërprerje, për të përfunduar detyrat e tyre, kur janë veçanërisht sfiduese. Kështu, kur teknologjia nuk përdoret si dhe sa duhet, humbja e kohës dhe për rrjedhojë ulja e efikasitetit janë të sigurta.

Çfarë mund të bëjnë kompanitë dhe punonjësit për t’u përballur me këtë fenomen?

Së pari, një studim i Intel mbështet idenë se kërkohet jo vetëm ndihma e teknologjisë së përshtatshme, por edhe ndryshimi i kulturës është i domosdoshëm për të patur rezultate të mira.

Për më tepër kompanitë do të duhet të themelojnë rregulla organizative për komunikimin elektronik, të cilat së pari do të duhet t’i zbatojnë menaxherët, për t’u bërë shembull edhe për të tjerët. Sipas studimit thuhet se rreth një e treta (1/3) e mesazheve që menaxherët marrin, janë sipas gjykimeve të tyre të pavlefshme. Meqenëse janë të shumta edhe kompanitë që e kundërshtojnë ekzistencën e një problemi të tillë dhe paralelisht edhe vetë punonjësit nuk e pranojnë shpesh këtë gjë, një grup prej profesorësh universitetesh dhe menaxherësh morën përsipër ta analizojnë këtë çështje.

Përsa i përket efekteve tek punonjësit, studiuesit mbështesin idenë se meqënëse nuk është e mundur për punonjësit që të prodhojnë dhe të dërgojnë informacionin me të njëjtën shpejtësi që e marrin, kjo gjendje zhvillon stres që ul nivelin e tyre të përqëndrimit. Psikologët besojnë madje se mjediset e sotme të punës ndikojnë në zhvillimin e karakteristikës së “vëmendjes jo të plotë”. Ndërsa, vëmendja e përkohshme dhe jo e vazhdueshme përkufizohet edhe si “e-mail apnea”. Kjo do të thotë: ndërprerja e padashur e rritmit të zakonshëm të frymëmarrjes që mund të ndodhë tek i punësuari gjatë momentit që është absolutisht i përqëndruar në leximin e e-maileve të tij.

Studiuesit pranojnë gjithashtu se për shkarkimin nga një varësi kërkohet ndihma ose e njerëzve ose të teknologjisë së duhur. Në fund të fundit, secili punonjës do të duhet të marrë vetë kontrollin për problemin e informacioneve të shumta që i vijnë. Kjo do të thotë se do të duhet të ndryshojë jo vetëm sjelljen e tij por edhe mënyrën e të menduarit. Nga ana tjetër, kompanite kuptojnë gjithnjë e më shumë se është në leverdi të tyre që të ndihmojnë punonjësit për të menaxhuar dhe zgjidhur problemet që lidhen me organizimin e informacioneve, duke i ofruar jo vetëm aplikacionet elektronike më të reja, por ato më të përshtatshme për të mos lejuar shpërqëndrimin e tyre nga detyra e caktuar.

Lini një Përgjigje

Plotësoni më poshtë të dhënat tuaja ose klikoni mbi një nga ikonat për hyrje:

Stema e WordPress.com-it

Po komentoni duke përdorur llogarinë tuaj WordPress.com. Dilni / Ndryshojeni )

Foto Twitter-i

Po komentoni duke përdorur llogarinë tuaj Twitter. Dilni / Ndryshojeni )

Foto Facebook-u

Po komentoni duke përdorur llogarinë tuaj Facebook. Dilni / Ndryshojeni )

Foto Google+

Po komentoni duke përdorur llogarinë tuaj Google+. Dilni / Ndryshojeni )

Po lidhet me %s